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Projektmanagement mit Office 365 – diese Tools bereichern das Digital Office

Projektmanagement mit Office 365 – diese Tools bereichern das Digital Office

Unter den webbasierten Geschäftsanwendungen ist Microsoft Office 365 eine der meist genutzten und erfolgreichsten. Das liegt sicher auch an der großen Vielfalt von Tools, auf die Abonnenten von Office 365 Zugriff haben. Insbesondere dort, wo viel kreativ und projektbasiert gearbeitet wird, können sich einige der Anwendungen als sehr nützlich erweisen. Hier eine Kurzvorstellung einiger Projektmanagement-Tools aus Office 365 und ihrer Vor- und Nachteile.

Individuelle Aufgabenverwaltung mit To-Do

Für das persönliche Aufgabenmanagement ist die To-Do-App bei Office 365 das Mittel der Wahl. Private wie berufliche Aufgaben können hier inklusive Fälligkeitsdatum und Benachrichtigungsfunktion gelistet und gruppiert werden. Die Gestaltung ist simpel gehalten und gerade deshalb benutzerfreundlich und praktisch. Als kleines Manko fehlt bislang die Möglichkeit Unteraufgaben zu erstellen.

Für das Projektmanagement im kleinen Rahmen und die persönliche Aufgabenverwaltung reicht die Anwendung allerdings normalerweise aus.

Professionelles Projektmanagement mit Project

Project gilt als das leistungsfähigste Projektmanagement-Tool in Office 365 und ermöglicht eine besonders professionelle Herangehensweise an die Projektplanung. Für verschiedene Benutzergruppen bietet es einen unterschiedlichen Funktionsumfang und deckt damit ein ganzes Spektrum an Projektmanagementaufgaben auf verschiedenen Ebenen ab. Neben der grundlegenden Projekt- und Aufgabenverwaltung können beispielsweise auch Ressourcen überwacht und Berichte erstellt werden.

So anspruchsvoll wie das Tool selbst kann aber auch der Umgang damit sein. Für die Einführung von Project sind meist entsprechende Schulungen nötig, denn unerfahrene Anwender kommen in der Regel nicht ohne weiteres damit zurecht.

Effizientes Teamwork mit Planner

Zentrales Element für das Projektmanagement in Teams ist der Office 365 Planner. Aufgaben können damit erstellt und in Plänen übersichtlich verwaltet werden. Diagramme und Dashboards sorgen dabei für den schnellen Überblick. Auch einige Möglichkeiten für gemeinsames Arbeiten, wie etwa die SharePoint-Bibliothek oder das Kommentieren von Aufgaben in Outlook Groups, sind gegeben.

Die klaren Vorteile von Planner sind einfach zu verwaltende, gut strukturierte Planungsmöglichkeiten und eine gute Visualisierung. Ein weiterer Pluspunkt: mit der Integration in Microsoft Teams lässt sich Planner auch in größere Zusammenhänge einfügen.

Planner erfüllt vielleicht nicht sämtliche Profi-Ansprüche, wenn es um besonders umfangreiches Aufgabenmanagement geht, aber dafür ist der Umgang mit der Anwendung weniger komplex als mit Project und lässt sich intuitiver begreifen. Schon anhand eines relativ übersichtlichen Leitfadens zur Planner-Nutzung lassen sich die Grundzüge der Anwendung erfassen.

Planner bietet damit einen für durchschnittliche Ansprüchen gut gangbaren Mittelweg zwischen dem simplen To-Do und dem komplexen Project.

Ein Ziel, viele Möglichkeiten

Neben diesen zentralen Tools bestehen noch weitere Projektmanagementmöglichkeiten in Office 365. Zu nennen wären etwa die SharePoint-Aufgabenlisten, die es ermöglichen, Aufgaben mit Unteraufgaben zu erstellen und zu verwalten. Für die Aufgabenverwaltung per E-Mail-App wäre außerdem Outlook-Aufgaben eine Option.

Das Spektrum an Möglichkeiten ist groß und alle Office 365-Optionen haben dabei unterschiedliche Stärken und Vorteile. Das Ziel ist der Nutzer ist aber immer ein effektives, gut durchführbares Projektmanagement, denn mit Kreativität allein ist es nicht getan.

Alles muss zusammenpassen, damit das Ergebnis stimmt. Sich über Anwendungen und Möglichkeiten etwas intensiver schlau zu machen, lohnt sich deshalb. Im Zweifelsfall ist immer Expertenrat durch spezialisiertes Consulting ratsam, um die Passgenauigkeit von Anforderungen, Tools und deren Anwendung zu optimieren. Der Mehraufwand zahlt sich in essentiellen Bereichen wie dem Projektmanagement in den meisten Fällen aus.